Meisje met handen in de zij bij informatie aanvraag en contactgegevens

AVG Privacy wetgeving in het onderwijs

Wij verwerken indirect privacy gevoelige informatie. Foto's vallen volgens de AVG privacy wetgeving namelijk ook onder persoonsgegevens. Wij gaan daar vanzelfsprekend zorgvuldig mee om. Wij vertellen er hier graag meer over.

De AVG wetgeving

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze privacywet geldt in de hele Europese Unie en is bedoeld om privacy gevoelige gegevens te beschermen. Foto's (en dus ook schoolfoto's) vallen volgens deze wetgeving onder persoonsgegevens. Wij als schoolfotograaf moeten hier ook aan voldoen. Samen met de school zijn wij verantwoordelijk voor deze gegevens.

Standaard privacy

Onze standaard werkwijze is erop gericht om zo min mogelijk persoonsgegevens nodig te hebben. Van de school hebben wij normaal gesproken geen persoonlijke gegevens nodig. Wij kunnen de foto's maken en aanbieden zonder dat wij hoeven te weten wie er op de foto's staat. Ondanks dat vallen de foto's (zonder naam of andere gegevens) volgens de wet toch onder persoonsgegevens. Om dit toch goed te regelen kan de school met ons een verwerkersovereenkomst afsluiten.

Verwerkersovereenkomst

In een verwerkersovereenkomst worden afspraken vastgelegd tussen de verwerkersverantwoordelijke (meestal de school) en de verwerker (de schoolfotograaf). De eenvoudigste manier voor een school of organisatie om een verwerkersovereenkomst met ons aan te gaan is door het accepteren van onze Algemene Voorwaarden. Paragraaf 10 van onze Algemene Voorwaarden bevat een basis verwerkersovereenkomst. Heeft u als school zelf een verwerkersovereenkomst voor schoolfotografen? Laat het ons weten, dan kijken wij of we kunnen voldoen aan deze voorwaarden.

Het privacy convenant

Het is ook mogelijk om een verwerkersovereenkomst met ons af te sluiten door gebruik te maken van de model verwerkersovereenkomst van het privacyconvenant. Het privacy convenant is een initiatief van de PO-raad, de VO-raad en de MBO-raad.

Het convenant bevat afspraken over het omgaan met persoonsgegevens en bied de mogelijkheid om gebruik te maken van de model verwerkersovereenkomst. Wij als Dick Diks schoolfotografie / Schoolfotoclub hebben het convenant ook ondertekend. Veel scholen en overkoepelende organisaties zijn hier al mee bekend dus dat maakt het maken van een verwerkersovereenkomst net iets makkelijker.

De AVG termen

De AVG wetgeving bevat diverse termen die niet altijd meteen duidelijk zijn. Deze termen worden gebruikt in verwerkersovereenkomsten, zo ook in onze algemene voorwaarden en de model verwerkerwerkersovereenkomst van het privacyconvenant. Hieronder hebben we de belangrijkste termen uitgelegd.

Verwerkersverantwoordelijke

De school is in de eerste plaats verantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens van de leerlingen. In een verwerkersovereenkomst tussen de school en Schoolfotoclubis de school normaal gesproken dan ook de verwerkersverantwoordelijke.

Verwerker

Schoolfotoclubis de verwerker die in opdracht van de school (de verwerkersverantwoordelijk) schoolfoto's maakt en deze online beschikbaar stelt voor verkoop aan ouders/verzorgers.

Subverwerkers

Wij als Schoolfotoclubmaken gebruik van diensten van andere bedrijven om de opdracht uit te kunnen voeren. Dit zijn bijvoorbeeld webhosting bedrijven, postbedrijven, betaalproviders en ingehuurde fotografen. Deze bedrijven worden in de verwerkersovereenkomst subverwerkers genoemd. Wij maken op onze beurt weer afspraken / overeenkomsten met deze bedrijven.

Persoonsgegevens

De AVG geeft aan dat een persoonsgegeven alle informatie is over een natuurlijke persoon. Dit betekent informatie die naar die persoon te herleiden is. Een foto valt daar ook onder ook al is deze niet op naam. In de meeste gevallen is de foto het enige persoonsgegeven wat wij nodig hebben. Adresgegevens worden meestal door klanten zelf ingevoerd en vallen daarmee buiten de verwerkersovereenkomst en de verantwoordelijkheid van de school. Voor klanten geld ons privacy beleid.